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Der Prozessflüsterer

Mehr beraten. 
Weniger verwalten.

Prozesse, die für Makler arbeiten – nicht gegen sie.

Jetzt ProzessStatus ermitteln

Über mich
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30+

Jahre Erfahrung

"Ich helfe Versicherungsmaklern, ihren Bestand zu aktivieren, Beratung zu systematisieren und mit digitalen Assistenten wieder Zeit für das Wesentliche zu gewinnen."

Aus der Praxis. Für die Praxis.

seit 1990 in der Finanzdienstleistung
seit 2008 Generationenberater
seit 2012 Maklerversteher
seit 2017 Prozessoptimierer

Bekannt aus

vielen Workshops, noch mehr Webinaren und diversen Fachartikeln:

Erkennen Sie sich wieder?


„Ich komme kaum noch zum Beraten.“

📌 Problem: Der Großteil des Tages geht für Verwaltung, Rückrufe, Dokumentation und Organisation drauf.

„Ich habe gute Kunden – aber eine Vertragsdichte unter 100%“

📌 Problem: Kunden werden nicht regelmäßig kontaktiert, Jahresgespräche laufen zufällig, Fremdverträge werden nicht identifiziert, Cross-Selling bleibt ungenutzt.

„Ich weiß oft nicht, was ich mit dem Kunden besprochen habe.“

📌 Problem: Gesprächsinhalte werden nicht sofort sauber dokumentiert, Aufgaben gehen somit unter, Folgegespräche fehlen.

„Ich arbeite im Hamsterrad und nur noch reaktiv.“

📌 Problem: Der Kunde muss sich melden – proaktive Ansprache, Planung und Vertriebsimpulse fehlen vollständig.

„Ich verliere potenzielle Kunden, weil ich zu spät reagiere.“

📌 Problem: Anfragen per Mail, Website oder WhatsApp werden nicht zeitnah verarbeitet, Interessenten springen ab.

„Ich werde ständig unterbrochen und verliere den Faden.“

📌 Problem: Anrufe mitten im Termin, parallele Aufgaben – keine Zeit, Gespräche ordentlich nachzubereiten.

„Ich bekomme meine Leads per Mail – und organisiere sie in Excel-Tabellen.“

📌 Problem: Die Leadverwaltung bleibt manuell, fehleranfällig und unübersichtlich. Rückrufe verzögern sich, Interessenten gehen verloren – und echtes Lead-Management findet nicht statt.


„Ich merke erst spät, wenn ein Kunde abwandert.“

    1. 📌 Problem: Ohne systematische Betreuung bleiben Signale unbemerkt – Kündigungen oder Inaktivität kommen „überraschend“.



    „Ich habe zu viele Tools, aber nichts greift richtig ineinander.“

    📌 Problem: Statt Effizienz durch Digitalisierung entsteht Frust durch Insellösungen – Schnittstellen fehlen, Datenfluss stockt.

    „Ich finde mich in meinem MVP nicht richtig zurecht.“

    📌 Problem: Zu viele Funktionen, zu wenig Praxisnähe – das MVP wird zur Datenablage, statt zum Vertriebswerkzeug.

    „Ich weiß nicht, ob meine Kunden meine Mails überhaupt gelesen haben.“

    📌 Problem: Keine Rückmeldung, keine Lesebestätigung – wichtige Informationen versanden, Follow-ups verpuffen.

    „Ich schaffe es nicht, meine Beratung rechtssicher zu dokumentieren.“

    📌 Problem: Ohne strukturierte Erfassung von Gesprächsinhalten, Empfehlungen und Einwilligungen drohen im Ernstfall Haftungsrisiken und Vertrauensverlust.

    Erkennen Sie sich wieder?


    „Ich komme kaum noch zum Beraten.“

    📌 Problem: Der Großteil des Tages geht für Verwaltung, Rückrufe, Dokumentation und Organisation drauf.

    „Ich habe gute Kunden – aber eine Vertragsdichte unter 100%“

    📌 Problem: Kunden werden nicht regelmäßig kontaktiert, Jahresgespräche laufen zufällig, Fremdverträge werden nicht identifiziert, Cross-Selling bleibt ungenutzt.

    „Ich weiß oft nicht, was ich mit dem Kunden besprochen habe.“

    📌 Problem: Gesprächsinhalte werden nicht sofort sauber dokumentiert, Aufgaben gehen somit unter, Folgegespräche fehlen.

    „Ich arbeite im Hamsterrad und nur noch reaktiv.“

    📌 Problem: Der Kunde muss sich melden – proaktive Ansprache, Planung und Vertriebsimpulse fehlen vollständig.

    „Ich verliere potenzielle Kunden, weil ich zu spät reagiere.“

    📌 Problem: Anfragen per Mail, Website oder WhatsApp werden nicht zeitnah verarbeitet, Interessenten springen ab.

    „Ich werde ständig unterbrochen und verliere den Faden.“

    📌 Problem: Anrufe mitten im Termin, parallele Aufgaben – keine Zeit, Gespräche ordentlich nachzubereiten.

    „Ich bekomme meine Leads per Mail – und organisiere sie in Excel-Tabellen.“

    📌 Problem: Die Leadverwaltung bleibt manuell, fehleranfällig und unübersichtlich. Rückrufe verzögern sich, Interessenten gehen verloren – und echtes Lead-Management findet nicht statt.


    „Ich merke erst spät, wenn ein Kunde abwandert.“

    1. 📌 Problem: Ohne systematische Betreuung bleiben Signale unbemerkt – Kündigungen oder Inaktivität kommen „überraschend“.



    „Ich habe zu viele Tools, aber nichts greift richtig ineinander.“

    📌 Problem: Statt Effizienz durch Digitalisierung entsteht Frust durch Insellösungen – Schnittstellen fehlen, Datenfluss stockt.

    „Ich finde mich in meinem MVP nicht richtig zurecht.“

    📌 Problem: Zu viele Funktionen, zu wenig Praxisnähe – das MVP wird zur Datenablage, statt zum Vertriebswerkzeug.

    „Ich weiß nicht, ob meine Kunden meine Mails überhaupt gelesen haben.“

    📌 Problem: Keine Rückmeldung, keine Lesebestätigung – wichtige Informationen versanden, Follow-ups verpuffen.

    „Ich schaffe es nicht, meine Beratung rechtssicher zu dokumentieren.“

    📌 Problem: Ohne strukturierte Erfassung von Gesprächsinhalten, Empfehlungen und Einwilligungen drohen im Ernstfall Haftungsrisiken und Vertrauensverlust.


    Die BAFA-konforme Förderung folgt einem strukturierten Ablauf.

    Schritt 1

    Der StatusCHECK

    Zu Beginn steht der StatusCheck, den Sie online ausfüllen. Er liefert Ihnen eine erste Orientierung und zeigt auf, in welche Kategorie Ihr Unternehmen fällt. 

    Im Anschluss können Sie direkt einen Termin für ein persönliches Erstgespräch mit mir vereinbaren. Der ausgefüllte Check gibt hier bereits vorab wertvolle Informationen zur Vorbereitung des Gesprächs.

    Schritt 2

    Das kostenfreie Erstgespräch

    Im darauffolgenden Erstgespräch besprechen wir gemeinsam Ihr Vorhaben. Auf Basis der Informationen aus dem Check und einem Fragebogen lässt sich einschätzen, ob das Vorhaben grundsätzlich förderfähig sein könnte.

    Danach erhalten Sie von mir einen Erfassungsbogen, der alle relevanten Angaben für die spätere Antragstellung beim BAFA enthält, sowie ein Angebot mit AGB, welches Sie noch nicht annehmen!


    Hinweis: An diesem Punkt können Sie noch entscheiden, ob Sie eine BAFA-geförderte Beratung "Hilfe zur Selbsthilfe" oder eine direkte Umsetzung wünschen.

    Schritt 3

    Antragsstellung im BAFA-Portal

    Nachdem mir der Erfassungsbogen vorliegt stelle ich den Antrag im BAFA-Portal. Ab diesem Zeitpunkt warten wir auf die formale Bewilligung, denn eine Beratung darf erst nach Freigabe durch das BAFA beginnen.

    Schritt 4

    Bewilligung durch die BAFA

    Nach der Bewilligung nehmen Sie das Angebot verbindlich an und erhalten die Rechnung. Zusätzlich benötigen wir von Ihnen noch zwei Unterlagen: die De-minimis-Erklärung sowie die Charta zur Achtung der Grundrechte der EU.

    Schritt 5

    individuelle Beratung - vom Status Quo bis hin zu Empfehlungen

    Sobald der Rechnungsbetrag bei uns eingegangen ist, beginnt die Beratung


    Ich begleite Sie vom Status Quo bis hin zu konkreten, umsetzbaren Empfehlungen, abgestimmt auf die spezifischen Bedürfnisse Ihres Unternehmens. Dabei steht nicht ein vorgefertigtes Konzept im Mittelpunkt, sondern Ihre individuelle Situation.

    1. StatusCHECK & Orientierung

    2. Der Beratungsprozess beginnt mit der Auswertung Ihres ausgefüllten StatusCHECKs. Dieses Instrument liefert bereits erste wertvolle Einblicke in Ihre Ausgangssituation und bildet die Grundlage für die gesamte weitere Beratung – vom Erstgespräch bis hin zu konkreten Handlungsempfehlungen.
    3. Individuelle Bedarfsermittlung
      Im Gespräch vertiefe ich die Ergebnisse des StatusCHECKs und analysiere gemeinsam mit Ihnen Ihre aktuelle Ausgangslage – inklusive Herausforderungen, Potenziale und Zielsetzungen.

    4. Beratung & Analyse
      Ich beleuchte zentrale Themen wie Organisation, Digitalisierung, Nachhaltigkeit oder Personalentwicklung – fundiert, praxisnah und mit Blick auf Ihre unternehmerischen Ziele.

    5. Empfehlungen & Handlungskonzept
      Am Ende erhalten Sie von mir klare, individuelle Empfehlungen. Diese bilden ein realistisches, umsetzbares Konzept, das auf Ihre Situation zugeschnitten ist und konkrete nächste Schritte aufzeigt.

    6. Förderfähig & professionell dokumentiert
      Meine Beratung entspricht den Anforderungen der BAFA-Förderung und wird vollständig dokumentiert – für Sie bedeutet das nicht nur fachlichen Mehrwert, sondern auch finanzielle Entlastung.


    Nach Abschluss erstellen wir einen Beratungsbericht, der von beiden Seiten handschriftlich unterschrieben wird. Zusätzlich fügen wir den Fragebogen zu den bereichsübergreifenden Grundsätzen des ESF Plus bei.


    Anschließend laden wir alle notwendigen Unterlagen im BAFA-Intranet hoch: den Bericht, die Rechnung, die Charta, die De-minimis-Erklärung sowie einen Kontoauszug als Zahlungsnachweis. Es folgt die Erstellung des Verwendungsnachweisformulars (VN-Formular). Sie unterschreiben diesen handschriftlich, und das unterzeichnete Formular wird ebenfalls hochgeladen.

    Schritt 6

    Prüfung durch das BAFA

    Zuletzt erfolgt die Prüfung durch das BAFA. Eventuelle Rückfragen werden direkt an mich als Berater gesendet.

    Nach erfolgreicher Prüfung erfolgt die Auszahlung der Fördermittel – in der Regel innerhalb von 4 bis 12 Wochen.

    Den aktuellen Status können Sie jederzeit im BAFA-Portal einsehen.

    Zu kompliziert?!

    ​Das Erstgespräch mit mir

    gibt es ebenfalls kostenfrei, ohne anschließende BAFA-Förderung.


    Das Grundprinzip der BAFA-Beratung

    Das BAFA-Förderprogramm für Unternehmensberatung basiert grundsätzlich auf dem Konzept der “Hilfe zur Selbsthilfe”. Das bedeutet, die Beratung soll Unternehmer befähigen, eigenständig Entscheidungen zu treffen und die erarbeiteten Maßnahmen eigenverantwortlich umzusetzen. Die Beratung ist konzeptionell ausgerichtet: 

    Es geht also um Analyse, Empfehlungen und die Entwicklung von Handlungsoptionen, nicht um die operative Umsetzung durch den Berater selbst.


    Nicht förderfähig:

    Die eigentliche Umsetzung der Maßnahmen durch den Berater (z. B. operative Tätigkeiten, direkte Durchführung von Aufgaben im Unternehmen) und/oder “Done for you”-Leistungen, bei denen der Berater Aufgaben komplett übernimmt.

    „Gefördert wird immer nur die Hilfe zur Selbsthilfe"
    ABER...


    Über die NETZWERKZEUG GmbH erhalten Sie - wenn gewünscht - keine "Hilfe zur Selbsthilfe", sondern direkte Unterstützung


    Aus der Praxis, für die Praxis.

    Machen Sie gleich jetzt den ersten Schritt. 

    2025 ist kein Ziel. Es ist der Startpunkt.


    Ermitteln Sie jetzt Ihren ProzessStatus und vereinbaren im Anschluss ein kostenfreies Erstgespräch mit mir:

    Jetzt kostenfreien StatusCHECK starten


    Welcher Typ sind Sie?

    Der StatusCHECK

    Jetzt StatusCHECK starten

    Welcher Typ sind Sie?

    Der StatusCHECK

    Jetzt kostenfreien StatusCHECK starten

    Direkt nach dem Check erhalten Sie die Möglichkeit ein 20-minütiges, kostenfreies Erstgespräch mit mir zu vereinbaren.

    Sie sind kein "Prozess-Profi" oder sogar "Prozess-Vordenker"?

    Dann ist klar: Ihre Prozesse kosten Sie Zeit und somit Umsatz.
    Ich zeige Ihnen, wie Sie das zeitnah - erfahrungsgemäß in 5 Werktagen - ändern können. Mit smarten Tools und optimierten Prozessen gewinnen Sie wieder Zeit für das Wesentliche:

    ​​Beraten anstatt Verwalten


    Jetzt kostenfreien StatusCHECK starten

    Was unsere Kunden sagen

    Stimmen anstatt Sterne

    Discover how our events have transformed businesses and created lasting memories. Read inspiring stories from satisfied clients and see how we turn visions into successful realities.

    Absolute Empfehlung

    Meine Erwartungen hat Ralf Kohl in jeder Hinsicht übertroffen – er war unglaublich professionell, hat alle Vereinbarungen sogar übererfüllt und mir jeden einzelnen Optimierungsschritt sehr ausführlich erklärt. Dank seiner super Beratung konnte ich meine Abläufe spürbar effizienter gestalten. Absolute Empfehlung!

    Stephanie Schmitz

    Ver­sicherungs­maklerin, Finanzanlagen- & Immobiliardarlehensvermittlerin

    Customer Image
    Optimierung Workflows: Zoho CRM + Zoho Forms + Zoho Bookings

    In kurzer Zeit beeindruckende Ergebnisse

    Marcus Skala

    Die Einrichtung der KI-gestützten Telefonie durch Ralf Kohl war hervorragend organisiert. Dank seiner strukturierten Planung und der zielgerichteten Umsetzung konnten wir in kurzer Zeit beeindruckende Ergebnisse erzielen. Besonders positiv überrascht hat uns, wie viel Zeit wir durch die nun deutlich optimierteren Prozesse einsparen. Vielen Dank für die kompetente Unterstützung und die spürbare Entlastung im Alltag!

    Marcus Skala

    PS Immokonzepte

    Einrichtung KI-Telefonie

    Unforgettable success

    "The event was a resounding success. Every detail was flawlessly handled, resulting in an unforgettable experience that truly showcased our brand's potential."

    Ethan Carter

    Corporate Executive

    Customer Image

    10 Tools von 5 Anbietern bringen Sie ins Jahr 2025

    ​Und das bei 2 Arbeitsplätzen für monatlich nicht einmal 200,00 EUR¹ brutto
    ​(¹ zzgl. KI-Telefonie 0,7 Cent/Sekunde)

    Das sollte ein zukunftsfähiger Finanzdienstleister – über die Vertragsverwaltung hinaus - im Einsatz haben:

    dialogbasierter Chatbot

    Als Versicherungsmakler profitieren Sie mit der kostenpflichtigen Version eines ChatGPTs von präziser Textgenerierung, fundierter Recherche und automatisierter Kommunikation. 

    Virtuelle Assistenz

    Eine KI-gestützte Telefonassistenz schützt Sie nicht nur vor störenden Anrufen während Beratungsgesprächen oder in Phasen der Vor- und Nachbereitung.

    TerminplanungsApp

    Eine TerminplanungsApp automatisiert die gesamte Terminvergabe und reduziert das Hin und Her bei der Abstimmung per Telefon oder E-Mail. So gewinnen Sie Zeit, wirken professioneller und vermeiden Leerlauf oder Terminkollisionen. Gleichzeitig erhöhen Sie die Verbindlichkeit auf Kundenseite.

    Videokonferenz-Software

    Als Finanzdienstleister positionieren Sie sich mit einer professionellen Videoberatungssoftware als moderner, serviceorientierter Partner – unabhängig von Ort und Zeit. Sie sparen Zeit und damit Kosten durch effiziente Abläufe. Gleichzeitig stärken Sie das Vertrauen Ihrer Kunden durch persönliche Beratung auf höchstem technischen Niveau.

    Transkribierungs-App

    Mit einer Transkriptionssoftware werden Gespräche, Meetings oder Beratungstermine automatisch verschriftlicht – schnell, präzise und durchsuchbar. Das spart Zeit bei der Dokumentation, erhöht die Nachvollziehbarkeit und sorgt dafür, dass keine wichtigen Inhalte verloren gehen. Ideal für alle, die sich auf das Wesentliche konzentrieren wollen: das Gespräch selbst.

    digitale Formulare

    Digitale Formulare sparen Zeit, vermeiden Fehler und sorgen für einen reibungslosen Ablauf – sowohl für Sie als auch für Ihre Kunden. Sie ermöglichen eine strukturierte Datenerfassung, direkte Weiterverarbeitung und sind jederzeit verfügbar – ob im Büro oder unterwegs.

    So wird aus Papierkram ein smarter Prozess.

    digitale Unterschrift

    Digitale Unterschriften sind unverzichtbar, weil sie Prozesse nahtlos, rechtssicher und in Echtzeit abschließen. Durch die direkte Anbindung an das CRM-System gehen keine Informationen verloren, Folgeprozesse werden automatisch angestoßen, und Sie behalten jederzeit den vollständigen Überblick.

    ein 2. Herz im Unternehmen

    Und hier läuft alles zusammen: 


    Ein modernes CRM  ist neben dem MVP - kurz für Maklerverwaltungsprogramm - deshalb unverzichtbar, weil es die Kundenbeziehungen  und vertriebsrelevante Workflows ganzheitlich abbildet und steuerbar macht.

    KampagnenApp

    Als Versicherungsmakler sollten Sie ein E-Mail-Kampagnentool einsetzen, weil es Ihnen ermöglicht, zielgerichtete, automatisierte und messbare Kundenkommunikation aufzubauen – weit über die klassische Einzel-E-Mail hinaus. 


    Damit sprechen Sie Bestandskunden und Leads zur richtigen Zeit mit dem passenden Thema an (z. B. Vorsorge-Reminder, Produktupdates, Cross-Selling-Angebote) und steigern systematisch Abschlussquoten sowie Kundenbindung. 

    Notfallplanungssoftware

    Das perfekte Werkzeug um Bestandskunden effizienter zu betreuen und durch strukturierte Notfallplanung neue Beratungsanlässe zu schaffen. 


    Es stärkt die Kundenbindung, steigert die Vertragsdichte und sorgt für rechtssichere Dokumentation ohne Zusatzaufwand. Gleichzeitig differenzieren Sie sich klar vom Wettbewerb durch ein Angebot mit echtem Mehrwert und haben DIE perfekte Basis für eine laufende Servicepauschale!

    📘 Klare Leseempfehlung:
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    When

    Saturday & Sunday
    July - 23 to 25 2024
    10:00 am to 2:00 pm

    Where

    Mason Center Hall
    San Francisco
    United States

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    Event Three

    September 20, 2024

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