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Der ProzessflĂĽsterer

🧩 Praxisbeispiel: 
​
So läuft meine BAFA-geförderte Prozessanalyse im Versicherungsmaklerbüro ab

Ausgangssituation


Ein etablierter Versicherungsmakler mit gewachsenem Bestand und mehreren Mitarbeitern stand vor einer vertrauten Situation:

Viele Einzellösungen – vom Maklerverwaltungsprogramm über Outlook und Dropbox bis hin zu Vergleichsrechnern und Telefonanlage – funktionierten jeweils für sich.

Doch zusammengenommen entstand ein Flickenteppich aus MedienbrĂĽchen, doppelter Datenpflege und manueller Nacharbeit.

Der Geschäftsführer wollte das ändern: Mehr Effizienz, klare Abläufe, weniger Abhängigkeiten – und das alles förderfähig im Rahmen einer BAFA-Beratung.

Ziel der Analyse


Ziel war eine strukturierte Prozess- und Systemanalyse, die aufzeigt,

  • wo unnötige Reibungsverluste entstehen,

  • wie sich Abläufe vereinfachen lassen,

  • und welche Systeme fĂĽr eine zukunftssichere, datenschutzkonforme Arbeitsweise geeignet sind.


Im Mittelpunkt stand nicht das Tool, sondern die Struktur dahinter:

Wie können Menschen, Systeme und Prozesse so zusammenspielen, dass der Maklerbetrieb dauerhaft stabil und effizient läuft?

Vorgehen von Mr. P


Als BAFA-Berater analysiere ich jeden Bereich des Betriebs nach dem gleichen, klaren Prinzip:


  1. Ausgangslage: Wie läuft es aktuell?

  2. Zielbild: Wie sollte es künftig laufen – effizient und DSGVO-konform?

  3. Alternativen: Welche Optionen gibt es?

  4. Empfohlener Ablauf: Wie sieht die praxisnahe Umsetzung aus?

  5. Nutzen: Was bringt das konkret im Alltag?


Das Ergebnis ist kein Tool-Vergleich, sondern eine fundierte Entscheidungsgrundlage für die nächsten Schritte.

Beispiele aus der Praxis

🔹 Telefonie und Kommunikation


Eingehende Gespräche werden künftig automatisch im System dokumentiert.
Ein digitaler Assistent kann Anrufe vorqualifizieren, Gesprächsnotizen anlegen und Folgeaufgaben direkt im CRM erzeugen.

➡ Ihr Vorteil: Transparente Abläufe, weniger Nacharbeit, geringere Fehlerquote.

🔹 Posteingang und Dokumentenmanagement


Die Post wird digitalisiert, automatisch richtig benannt und in der passenden Kundenakte abgelegt – selbstverständlich DSGVO-konform in der EU.


➡ Ihr Vorteil: Klare Struktur, Zeitgewinn und papierloses Arbeiten.

🔹 Terminorganisation


Kunden können ihre Termine selbst online buchen.
Diese erscheinen automatisch im Kalender und sind direkt mit der Kundenakte verknĂĽpft.

➡ Ihr Vorteil: Weniger Abstimmung, schnellere Abläufe, zufriedene Kunden.

🔹 E-Mail-Bearbeitung


Eingehende E-Mails werden zentral erfasst, automatisch zugeordnet und kategorisiert.
Standardantworten oder Aufgaben können automatisch vorbereitet werden.

➡ Ihr Vorteil: Einheitliche Kommunikation, weniger manuelle Arbeit.

🔹 Besprechungen und Nachbereitung


Online- oder Telefontermine werden automatisch protokolliert.
So geht keine Information verloren, und Aufgaben lassen sich sofort zuordnen.

➡ Ihr Vorteil: Strukturierte Nachbereitung und professioneller Auftritt.

🔹 Datenmigration


Bestehende Daten aus dem alten Maklerverwaltungsprogramm werden strukturiert exportiert, bereinigt und in ein zentrales CRM übertragen – mit klaren Zugriffsrechten.


➡ Ihr Vorteil: Zentrale Datenhaltung, Zukunftssicherheit und Unabhängigkeit von Altsystemen.

Fazit


Dieses Praxisbeispiel zeigt, wie eine BAFA-geförderte Prozessanalyse mit Mr. P abläuft:
keine Pauschallösung, kein Tool-Verkauf – sondern eine klare, nachvollziehbare Analyse, die individuell auf Ihr Maklerbüro zugeschnitten ist.

Das Ergebnis:
âś… Transparente Prozesse
âś… Entlastete Mitarbeiter
✅ Förderfähige Umsetzung

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BAFA-Förder-Quickcheck

Der BAFA-Förder-Quickcheck ist ein kostenloses Tool, um die Förderfähigkeit fĂĽr Unternehmensberatungen im Rahmen des BAFA-Programms „Förderung von Unternehmensberatungen fĂĽr KMU“ zu prĂĽfen.

Sie können durch diesen Quickcheck schnell und einfach herausfinden, ob Ihr Unternehmen für eine Förderung in Frage kommen und wie hoch die Zuschüsse sein könnten.

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